Historisk sett har uttrykket «kontorarbeidere» ikke bare antydet hvor disse personene jobber, men også typen arbeid de utfører – informasjonsbaserte oppgaver som de siste to tiårene har blitt utført på datamaskiner.

De siste årene har konseptet kontorarbeid utviklet seg videre. I stedet for å være bundet til ett sted, kan ansatte i organisasjoner i stadig større grad jobbe fra hvor som helst, så lenge de fortsatt er produktive.

Mange av kundene våre går mot en langsiktig hybrid arbeidsmodell som kombinerer flere typer arbeidsplasser: en sentral eller satellittbasert bedriftshub, de ansattes hjem, kontorfellesskap og en togvogn eller avgangshall når man er på reise.

Etter hvert som hybridarbeid blir mer og mer vanlig, må IT-ledere finne ut hvordan de skal legge til rette for arbeid utenfor kontoret, og hvordan de kan optimalisere det slik at det blir så produktivt som mulig.

Nedenfor tar vi for oss fire vanlige spørsmål fra organisasjoner som ønsker å opprettholde og øke produktiviteten i et hybrid arbeidsmiljø, og forklarer hvilke løsninger Canon kan tilby.

Det er vanlig at bedrifter er avhengige av papirdokumenter. Dette gjør det ikke umulig å gå over til en hybrid arbeidsmodell, men det kan gjøre prosessen mer komplisert.

Det er ikke nødvendig å bytte til en heldigital modell med det samme, men det er viktig å optimalisere avhengigheten av utskrift over tid. Dette vil gjøre det enklere for teamene å jobbe andre steder, samt redusere både økonomiske og miljømessige kostnader.

Vi i Canon er eksperter på å administrere og integrere komplekse dokumentarbeidsflyter som kombinerer papirbaserte og digitale prosesser. Vi vet at de fleste organisasjoner fokuserer på mer digitalisering, og vi kan hjelpe deg med dette. Uavhengig av den unike balansen i organisasjonen din, kan vi tilby skreddersydd støtte når den skal tilpasses en hybridmodell.

Selv om det kan være nødvendig å ha et bestemt antall ansatte på et sentralt sted til bestemte tider, skal ikke behovet for utskrift eller skanning være en begrensning for noen.

Canon tilbyr maskinvare som er utformet for alle typer arbeidsplasser, inkludert skrivebordsenheter til hjemmebruk og kraftige flerfunksjonsenheter for travle kontorer. Enhetene våre leveres med innebygd tilkobling som gir teamene tilgang til dokumentene de trenger, selv utenfor kontoret.

imageRUNNER ADVANCE DX C5800-serien gjør det for eksempel mulig å skanne dokumenter direkte til nettskybaserte lagringsplasser som OneDrive og Dropbox, eller til eksisterende arbeidsflytapplikasjoner. De kan også lagres automatisk eller kategoriseres av maskinlæringsprogramvare, slik at teamene enkelt kan dele papirarbeid og jobbe videre i arbeidsflyter på tvers av flere steder, samtidig som antallet manuelle feil reduseres.

Takket være kompatibilitet med mobilapplikasjoner som Canons Print Business og uniFLOW Online Print & Scan, kan de ansatte til og med sende dokumenter til utskrift og motta digitaliserte dokumenter på farten, slik at de kan jobbe effektivt uansett hvor de befinner seg.

Vi kombinerer maskinvaren vår med en omfattende programvareserie som er utviklet for å fungere effektivt med enhetene våre. Løsninger som Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, leverer den perfekte dokumentbehandlingen og samarbeidstjenesten for hybride bedrifter. Det er en nettskybasert «posisjonsagnostisk» plattform som gjør det mulig for ansatte å finne, åpne og behandle dokumenter trygt og umiddelbart, uansett hvor de befinner seg.

Tenk først på hvilke problemer som oppstår i arbeidsflytene dine hvis de skal utføres eksternt. Prosessautomatisering er et svært nyttig verktøy som kan overta eller effektivisere gjentakende, strukturerte oppgaver. Hvis du implementerer det i en hybrid arbeidsstyrke, bør du fokusere på å automatisere gjentakende oppgaver som teamene vanligvis må håndtere manuelt selv.

Canon har lang erfaring med å vise organisasjoner hvordan de kan administrere disse prosessene. Teknologien vår bidrar til å lette belastningen på de ansatte, slik at arbeidsflytene kan gå effektivt fremover mens de ansatte bruker tiden sin på mer lønnsomme oppgaver.

Tjenesten Cloud Workspace Collaboration – Process Automation leverer forhåndskonfigurerte og automatiserte arbeidsflyter for vanlige forretningsprosesser, blant annet kontraktsadministrasjon og fakturabehandling. Organisasjoner som kjøper enhetene våre, kan umiddelbart aktivere digitale arbeidsflyter direkte fra enhetene, slik at virksomheten kan driftes effektivt på tvers av arbeidssteder.

Det er ikke enkelt å administrere IT i et hybrid arbeidsmiljø. Du må ta hensyn til mange ting, alt fra å sikre at teamene får tilgang til dataene og dokumentene sine, til å forhindre nye sikkerhetsutfordringer.

Hvis du skal gjøre hybridarbeidet så effektivt som mulig, er det viktig å se på all IT i sin helhet. Selv om organisasjonen kanskje driftes fra flere steder, er ikke disse stedene uavhengige av hverandre. Teamene må kunne kommunisere og koble til på tvers av stedene uten problemer. En gradvis tilnærming til IT som fletter sammen verktøy og løsninger, kan forårsake usammenhengende arbeidsflyter og integrasjonsproblemer som fører til ytterligere forsinkelser og kompleksitet.

Det handler ikke bare om å levere teknologi, men om å levere teknologi som fungerer effektivt sammen og på tvers av steder. Dette er kjernen i de digitale transformasjonstjenestene våre: et økosystem av maskinvare, programvare og tjenester som er utformet for å støtte effektivt arbeid fra hvor som helst. Disse velprøvde teknologitypene er utviklet for å fungere sammen, noe som reduserer problemer og nedetid for ansatte og IT-avdelingen.

Vi vet også at det kan være vanskelig å administrere en enhetspark under alle forhold, men spesielt vanskelig når enhetene ikke engang befinner seg i bedriftslokalene. uniFLOW Online, vår nettskybaserte programvare, leverer én enkelt plattform for tilkobling av alle arbeidsplasser. Med denne plattformen kan du administrere enhetsparken sentralt uansett hvor enhetene befinner seg, gi tillatelser relatert til brukersikkerhet og overvåke utskriftsbruken fra hvor enn du jobber.

Produktivitet er tett forbundet med sluttresultatet til en organisasjon, og står derfor høyt på prioriteringslisten til enhver leder. Mange organisasjoner vil bekymre seg for at endringer av den tradisjonelle driftsmodellen deres vil påvirke produktiviteten til de ansatte.

Med den rette partneren og det rette økosystemet kan hybridarbeid gjøre mer enn å bare opprettholde vanlig drift. Det gir deg muligheten til å revurdere og optimalisere eksisterende arbeidsflyter for å øke produktiviteten.

Samtidig vil en investering i riktig grunnleggende teknologi ikke bare hjelpe deg med å forbedre hybridarbeid her og nå. Det er viktig å se på organisasjonens fremtid som en mulighet for kontinuerlig optimalisering. Dette grunnlaget hjelper IT-avdelingene med å klargjøre organisasjonen for endring, slik at det blir enklere å utvikle og optimalisere den i fremtiden.