Et nytt blikk på produktivitet, sikkerhet og skybasert effektivitet for dagens kontormedarbeidere

Fremveksten av hybridarbeid har vært en stille revolusjon i mange bedrifter. Ansatte jobber nå ofte fra flere steder, blant annet på kontoret, hjemme, i fellesområder eller til og med på mobile enheter mens de reiser.

I tillegg til den nesten universelle innføringen av skyløsninger og økende bruk av digitalisering og automatisering har ansatte nå enestående muligheter til å behandle dokumenter på måter som fungerer for dem.

Det å kunne skrive ut på ulike enheter på forskjellige steder og skanne konfidensielle dokumenter på en sikker måte er avgjørende for effektive forretningsprosesser, og dette muliggjør effektiv arkivering, henting og lagring av dokumenter uten at det går på bekostning av informasjonssikkerheten.

Som markedsleder innen utskrifts- og dokumentbehandling forstår vi at kontorarbeideres typiske utskrift- og skanneatferd på arbeidsplassen ikke alltid utnytter organisasjonens eksisterende skyløsninger fullt ut – og det samme gjelder full utnyttelse av mulighetene på utskrifts- og skanneenhetene. Det betyr at investeringene mange bedrifter har gjort i skyteknologi, ikke utnyttes fullt ut.

Ved å gjøre enkle endringer i måten personer skriver ut og skanner på, kan organisasjonen øke produktiviteten og spare tid på arbeidskrevende og repetetive oppgaver samtidig som informasjons- og dokumentsikkerheten forbedres. Det at man blir en mer effektiv organisasjon, kan også støtte utvikling mot bærekraftsmål.

Kjenner du til noen av disse utfordringene?

• Du må ofte dra til kontoret for å skrive ut dokumenter eller levere viktige skjemaer til behandling.
• Du må sende dokumenter til din egen e-postadresse og deretter dele dem med kolleger som vedlegg, eller andre deler dokumenter med deg på denne måten.
• Du må lagre potensielt konfidensielle dokumenter, for eksempel CV-er eller kontrakter, på datamaskinen.
• Du har problemer med å finne et dokument, med å huske hva du kalte det eller hvor du lagret det.
• Du skanner bunker med dokumenter ved hjelp av den vanlige skannefunksjonen på multifunksjonsskriveren på kontoret, og deretter må du skille filene fra hverandre og navngi dem manuelt ved skrivebordet.

Skanning til skyen forbedrer dokumentbehandlingen umiddelbart, ettersom dokumentene automatisk lastes opp til en sentral skylagringsplassering. Dette gjør det lett å søke etter, få tilgang til og hente ut informasjon, noe som forbedrer samarbeidet fordi teamene enkelt kan få tilgang til og dele skannede dokumenter, uansett hvor de jobber fra.

Flere rapporter viser at ansatte kan tape opptil to timer om dagen på å lete etter informasjon, og over 76 % innrømmer at de beholder lokale kopier av dokumentene. Dette hindrer samarbeid.

Ettersom digitaliseringen reduserer papirbruken, hjelper den også organisasjoner med å bli mer bærekraftige, samtidig som de sparer kostnader på papir, utskriftsprosessen og fysisk lagring.

Og det å lagre sensitive dokumenter lokalt og dele dem via e-post kan ha potensielt katastrofale konsekvenser for en organisasjon hvis det oppstår sikkerhetbrudd fordi det finnes mange ikke-administrerte kopier av dokumenter som spres rundt på ulike enheter på forskjellige steder.

For å håndtere slike problemer tilbyr de prisbelønte Canon-skyaktiverte multifunksjonsenhetene og de markedsledende løsningene for skytilkobling sømløs integrering med alle de populære skylagringsløsningene som brukes i bedrifter i dag – deriblant OneDrive for Business, SharePoint og Teams fra Microsoft, Google Workspace og Dropbox.

Canons løsninger for skytilkobling dekker en rekke behov på arbeidsplassen, og de støtter mer produktiv utskrifts- og skanneatferd, enten det er snakk om enkeltbrukere eller store bedrifter:

• Canon Cloud Connector
• En basisløsning for små organisasjoner som muliggjør utskrift og skanning via skyen med minimal bruk av IT-ressurser.
• uniFLOW Essentials
• For kunder som trenger sikre utskrifter og andre funksjoner for dokumentbehandling, for eksempel dokumentasjon og sentralisert enhets- og brukeradministrasjon.
• uniFLOW Online
• En skalerbar skybasert løsning for utskrift og skanning som tilbyr sømløst hybridarbeid, et større utvalg av enheter og støtte for flere leverandører. Den tilbyr også avanserte skannealternativer inkludert bunkeskanning av mange dokumenter og arkivering og indeksering av dokumenter basert på dataene de inneholder, slik at de er klare for videre behandling. Men det finnes ingen standard som passer til alle løsninger for skytilkobling. Det kommer an på den enkelte organisasjonens behov. Hva slags arbeidsflyter har dere? Hvor stor er organisasjonen? Hvilke ordninger har dere for hybridarbeid? Enten det er snakk om skyaktiverte utskrifts- og skanneenheter, løsninger eller tjenester, kan Canons portefølje av digitale transformasjonstjenester hjelpe dere med å utnytte eksisterende investeringer på best mulig måte, inkludert den skylagringsløsningen dere foretrekker, til å øke produktiviteten og styrke informasjonssikkerheten i hele organisasjonen.