Hvorfor maskinvarebeslutninger kan være avgjørende for om den digitale transformasjonen lykkes

Digital transformasjon er allerede et viktig strategisk initiativ, og har blitt enda viktigere i kjølvannet av coronaviruset. 59 %¹ av IT-beslutningstakerne sier at pandemien har presset dem til å fremskynde den digitale transformasjonen. Den nye hverdagen har stor innvirkning på fremtidige maskinvarekrav. For å sikre at investeringene dine ikke er bortkastet, bør du vurdere hvordan kontorteknologien din passer inn i strategien for langsiktig digital transformasjon.

Statistikken varierer, mens undersøkelser² anslår at 25–30 % av arbeidsstyrken vil jobbe hjemmefra flere dager i uken innen slutten av 2021. Fjernarbeid er ikke et nytt fenomen som har oppstått under pandemien, men en stabil trend som har blitt mer etablert de siste ti årene. Ettersom mange profilerte varemerker kunngjør at de skal ha en mer fleksibel, hybrid tilnærming til arbeid, kan vi forvente stadig mindre trafikk av ansatte og kunder, men realiteten er at kontorets rolle bare vil endre seg. I stedet for å være en standard for all arbeidsaktivitet, vil det være et alternativ for oppgaver som samarbeid ansikt til ansikt og bruk av spesialressurser.

Bedrifter og arbeidsstyrkene deres vil nå ha friheten til å spørre seg: hva ønsker jeg å oppnå, og hvilken arbeidsplass hjelper meg med å nå det? Bedriftslederens og IT-sjefens rolle vil være å sørge for at teknologi aldri er avgjørende for den beslutningsprosessen, men i stedet fungerer som en taus tilrettelegger for ethvert arbeidsmiljø. Dette vil være en stor overgang for IT-sjefer. Tidligere prioriterte bedrifter teknologiinvesteringer for selve kontoret, men hvis hybrid arbeid skal fungere, må alle arbeidsmiljøer behandles likt. Målet bør være å sikre konsekvent arbeid, uavhengig av sted.

Med bakgrunn i dette er det avgjørende å investere i riktig teknologi. Det bør fokuseres på å sikre at vanlige bedriftsprosesser, for eksempel prosesser knyttet til leverandørreskontro eller ansettelser, fortsatt kan fungere effektivt selv om flere ansatte velger å arbeide eksternt på deltids- eller heltidsbasis. Digitalisering vil være en viktig del av dette siden det kan bli vanskelig for teamene å samarbeide på fysiske dokumenter. Ved å forvandle fysiske dokumenter til digitale data sørger ansatte for at de blir tilgjengelige for teammedlemmer som jobber hjemmefra, men sikrer også at de selv kan fortsette å jobbe på dokumentene når de kommer hjem. Dette legger til rette for effektivt hybridarbeid både for individer og team.

Nesten halvparten (49 %) av bedriftsledere ser på digitalisering av papirbaserte prosesser som svært viktig for bedriftstransformasjon³. Selv om det blir lagt vekt på transformasjon, mener imidlertid 65 % av IT-beslutningstakerne at papir fortsatt vil være viktig for arbeidsplassen i 2025⁴. Til tross for utviklingen innen digital teknologi har tidligere spådommer om det «papirløse kontoret» ennå ikke blitt en realitet. Selv under de ekstreme forholdene og den økte digitaliseringen som pandemien brakte med seg, har ikke bedrifter klart å erstatte papirbaserte arbeidsflyter med 100 % digitale arbeidsflyter⁵. Realiteten er at de fleste bedrifter fortsatt trenger fysiske dokumenter på et tidspunkt i vanlige arbeidsflyter, enten de starter på papir eller avsluttes på papir.

Hva betyr dette for investering? Det betyr at vi i fremtiden kan forvente at IT-sjefer vil måtte investere i teknologi som støtter effektive hybride arbeidsmetoder.

Det er svært viktig å kjøpe riktig maskinvare for å skape et teknologiøkosystem som støtter hybridarbeid. Selv om det kan være fristende å investere basert på tidligere kjøpsavgjørelser eller kostnadsbesparelser, er verden i dag en helt annen enn for 12 måneder siden. Dagens maskinvare for utskrift og skanning må fungere som en hub for hybride arbeidsflyter. Tilkoblingsalternativer og digitaliseringsfunksjoner bør være avgjørende for fremtidige kjøpsavgjørelser.

Canons portefølje er spesielt utformet med tanke på effektivt hybridarbeid. Våre smarte flerfunksjonsenheter (MFD-er) har den nyeste teknologien for dokumentskanning og -behandling, samt innebygd avansert nettskytilkobling til vanlig nettskylagring og arbeidsflytprogrammer.

MFD-ene våre – for eksempel den nylig lanserte imageRUNNER ADVANCE DX C5800-serien – tilbyr ikke bare banebrytende utskriftsfunksjoner, men også intelligent skanneteknologi som støtter digital transformasjon. Ansatte kan enkelt forvandle utskrevne dokumenter til digital informasjon som kan mates direkte inn i programmer, for eksempel OneDrive og Dropbox, eller legges til i bedriftsarbeidsflyter som SAPs Concur. Disse forbedrede tilkoblingsmulighetene sørger for at informasjonen blir tilgjengelig for kolleger, uansett hvor de befinner seg, og støtter mer effektivt arbeid fra hvor som helst.

Hvis du er en IT-sjef, hadde 2020 sannsynligvis stor innvirkning på IT-strategien din og investeringsprioritetene dine. Selv om den umiddelbare prioriteten vil være å «holde det gående» på kort sikt, bør bedrifter tenke praktisk når det gjelder langsiktig hybridarbeid. Hvordan kan arbeidsflytene fungere effektivt på tvers av flere steder? Hvilke elementer i disse prosessene kan enkelt digitaliseres? Og hvor er utskrift fortsatt viktig? For å støtte sømløst arbeid, selv under overgangen fra utskrift til digitale medier, bør IT-sjefer vurdere å investere i den neste generasjonen av MFD-er som ikke bare gir hverdagslige utskriftsfunksjoner, men også tilkoblingsmulighetene, digitaliseringen og arbeidsflytfunksjonene som dagens MFD-er kan tilby.

Finn ut hvordan de nyeste MFD-ene våre gir deg alt du trenger til den digitale transformasjonen