Digitalisering av arkiv – en nøkkel til bruk av KI og automatisering i din organisasjon

Når en bedrift skal levendegjøre sin digitaliseringsstrategi, og omsette tanker og visjoner til handling, møter de ofte på sine første utfordringer. De har lyst til å jobbe mer digitalt.
De har lyst til å automatisere prosesser som i dag er manuelle i bedriften. De har lyst til å kunne benytte KI til å effektivisere bedriften, slik de daglig hører om at er mulig overalt i nyhetene og på sosiale medier.
Men hvor skal man egentlig starte?

Alle bedrifter lagrer informasjon. Har dere kunder, lagrer dere informasjon om disse, som for eksempel kontrakter, kontaktinformasjon, eller hvilke produkter kunden har kjøpt. Har du ansatte, lagrer du garantert masse informasjon om disse – her er du både lovpålagt å lagre denne informasjonen samt å oppbevare den på en trygg og hensiktsmessig måte etter GDPR-forordningen.

Om du er en rådgivende bedrift, hvor de ansattes kompetanse er det dere formidler til deres kunder, sitter dere mest sannsynlig på et stort informasjonsarkiv. Det kan være et saksarkiv, et prosjektarkiv, eller en stor mengde dokumentasjon på tidligere implementerte løsninger som har skapt verdi for deres kunder.

Uansett hva dere arkiverer og hvorfor, så er det en grunn til at dere sparer på nettopp dette! Dere ser for dere at dere vil kunne trenge informasjonen i fremtiden. Men hvordan blir informasjonen lagret? Er den lett tilgjengelig ved behov? Kan jeg benytte meg av det som er lagret til å lette min arbeidshverdag? Og finner man enkelt frem til informasjonen?

Dersom informasjonen står lagret i papirform i en hylle i et arkiv, kan jeg garantere at svarene ikke utelukkende er ja på spørsmålene over.

Informasjon på papir er kun tilgjengelig for én person – den som til enhver tid er i besittelse av papirarket. Det er også relativt ineffektivt å lese informasjon på papir, for så å benytte den videre i arbeidsprosessene dine, når størsteparten av all annen jobb du gjør antageligvis skjer digitalt.

Papir kan få skader av vann og brann, og den kan mistes, feilplasseres eller kastes ved en feiltakelse.

Dersom du digitaliserer ditt papirarkiv, tilgjengeliggjør du all informasjonen arkivet inneholder! Når man digitaliserer et papirarkiv, skanner man ikke bare arkene og lager digitale bilder av de fysiske arkene.

Man kjører samtidig en OCR-behandling av alt som blir skannet, slik at all tekst som er tydelig nok leses og gjøres søkbar. Da kan man søke etter adresser, navn, enkeltord og setninger i filene.

I tillegg registrerer man de ulike sett med metadata som definerer nettopp deres bedrift sitt arkiv.

Hvordan går dere frem for å finne det dere leter etter i arkivet i dag? Ting står allerede sortert og kategorisert i hyllene. Og inne i permene ligger ting ytterligere sortert med skilleark, innholdsfortegnelser og så videre.

Dette systemet gjenskaper og forbedrer vi når vi leverer deg ditt digitaliserte arkiv!

Vi startet denne artikkelen med å fortelle deg at et digitalisert arkiv kan være nøkkelen til å tillate bedriften din å bruke KI til å effektivisere og automatisere prosesser. Hvordan henger dette sammen?

De aller største KI-løsningene i dag, som for eksempel ChatGPT, er språkmodeller (Large Language Models). Det vil si at den kunstige intelligensen fungerer ved å trene på store mengder tekst, hvorpå algoritmene lærer seg innholdet i teksten og kan gjengi dette ved å bli stilt spørsmål, som i en samtale to mennesker imellom.

Ved å digitalisere arkivet ditt, og på en sikker måte la en KI-løsning lese gjennom og trene på all informasjonen dere besitter, kan dere tilgjengeliggjøre denne informasjonen til bruk i alle systemer, prosesser og operasjoner i bedriften.

Men ChatGPT eller en annen KI-løsning kan ikke gå ned i kjellerarkivet for å trene på permene som står i hyllen. Man må bringe informasjonen til KI, ikke vente på at KI får tak i informasjonen!