Antall bedrifter som nå begynner å se verdien av å automatisere prosesser er økende. Men hva innebærer det egentlig, og når bør du automatisere? Eller enda viktigere, når bør du la være å automatisere? Å ta i bruk RPA er lukrativt, men pass på at du har gjort en god jobb i forkant av implementeringen av din digitale medarbeider.
Hvorfor RPA?
En digital medarbeider (RPA) tar for seg de repetitive oppgavene som utføres i virksomheten. Dersom informasjonen roboten skal jobbe med er digital, strukturert, og har tydelige regler, utfører roboten de repetitive oppgavene raskere og mer korrekt enn det vi mennesker klarer å gjøre. I praksis betyr dette at RPA øker effektiviteten i virksomheten. Ressurser som bruker mye tid på repetitive oppgaver får frigitt tid til å drive med mer verdiskapende arbeid, og man kan endre måten de ansatte jobber på. Dersom du har manuelle prosesser som er gjentagende, vil det derfor lønne seg å automatisere disse.
Når bør du la være å automatisere?
Det finnes alltid unntak for reglene. Noen prosesser bør ikke nødvendigvis automatiseres. Prosesser som er avhengige av at en person må ta mange beslutninger og skjønnsvurderinger er ikke nødvendigvis best løst med RPA, da det ikke nødvendigvis foreligger tydelige regler for roboten i slike prosesser. Du vil være bedre tjent med å starte med å definere prosesser som er verdt å automatiseres gjennom digitale medarbeidere. Prosesser som tar lang tid, men er nødvendige.
I mitt tidligere blogginnlegg skriver jeg om hva som må foreligge for at en robot skal kunne gjøre jobben sin. Dersom det ikke er mulig å gjøre informasjonen roboten skal jobbe med digital og strukturert, vil ikke RPA nødvendigvis være en god løsning for din virksomhet. Det finnes heldigvis løsninger som kan hjelpe med dette. Ved å la en tredjepart komme inn og digitalisere dokumentene i virksomheten, vil dere unngå å bruke tid og ressurser på dette selv, slik at effektiviteten hos kritiske ressurser ikke går ned. Datafangst og strukturering av data er en essensiell del av forarbeidet for å legge grunnlaget for en effektiv digital medarbeider.
Hvor bør du starte?
Undersøkelser viser at 35 prosent av alt arbeid som utføres i dag består av innsamling og/eller prosessering av data. Dette er et godt sted å starte før du går videre med RPA. Sørg for at dere har gode rutiner og de riktige verktøyene tilgjengelig for å tolke og strukturere dataen den digitale medarbeideren skal jobbe med. Ved å gjøre denne jobben før man tar i bruk RPA vil dere sikre at roboten er effektiv fra begynnelsen av, og automatiseringsprosessen vil gå smidigere.
Ønsker du å lære mer om hvordan du kan begynne jobben med å digitalisere og strukturere data, for så å ta i bruk en digital medarbeider?