Måten vi jobber på har endret seg raskt. Bedrifter som inntil nylig var helt kontorbaserte, utforsker stadig flere alternativer for arbeidsstyrken sin.

Basert på samtaler vi har med kundene våre, har vi definert fire vanlige typer arbeidsplasser som bedriftene i Europa bruker, ofte i kombinasjon med et hybridoppsett. Disse fire typene er «bedriftshuben» (et hoved- eller avdelingskontor), «fellesskapshuben (for eksempel et kontorfellesskap), «hjemmehuben» (for hjemmearbeid) og «mobilhuben» (for arbeid på farten).

Det er imidlertid ikke alltid så enkelt å tilpasse seg hybridarbeid. Når teamene jobber på ulike steder, må bedriftene ha en solid plan for å opprettholde sikker og effektiv drift.

Artikkelen nedenfor inneholder fem nyttige tips for alle virksomheter som ønsker å implementere hybridarbeid, og gjøre det riktig helt fra starten av.

Nettskybaserte plattformer gir et enhetlig miljø der teamene kan samarbeide og dele informasjon, uansett hvor de befinner seg. Ved å flytte arbeidsoppgaver, plattformer og infrastruktur til nettskyen, kan du frigjøre arbeidsstyrken fra en hvilken som helst bestemt arbeidsplass. Når du ikke trenger å vedlikeholde en infrastruktur som er knyttet til et bestemt sted, kan du teoretisk sett drifte virksomheten helt virtuelt.

Når organisasjonen din har implementert nettskyteknologi, kan du også bruke programmer som er utviklet for å gjøre hybridarbeid enklere for teamene. Vi vet for eksempel at hvis de ansatte skal jobbe effektivt, må de ha tilgang til og kunne samhandle med dokumentene de bruker daglig. Derfor har vi utviklet tjenester som Cloud Workspace Collaboration – Process Automation. Denne tjenesten gjør det mulig for organisasjoner å få tilgang til og administrere komplette dokumentarbeidsflyter via nettskyen, slik at teamene kan jobbe som vanlig, uansett hvor de befinner seg.

Enten du har startet på reisen mot en nettskybasert løsning eller ikke har kommet i gang ennå, kan vi hjelpe deg med å optimalisere de hybride arbeidsplassene. Vi i Canon leverer nemlig løsningene på en måte som passer for deg, enten det er på et bestemt sted, via nettskyen eller en kombinasjon av de to.

Har du tenkt på hvordan arbeidsflytene dine kan tilpasses en hybrid arbeidsmodell? Få oversikt over arbeidsflytene: når er de på nåværende tidspunkt avhengige av trinn som innebærer kommunikasjon ansikt til ansikt, eller som er tilknyttet et bestemt sted? For at arbeidsflytene skal være effektive i en hybridmodell, må de fungere uavhengig av hvor de ansatte befinner seg. Dette innebærer å overføre disse trinnene til en digital prosess ved hjelp av teknologi for arbeidsflyt.

Planlegging og implementering av teknologi for digitale arbeidsflyter kan være komplisert og dyrt, noe som gjør det vanskeligere å tilpasse seg hybridarbeid, spesielt for små bedrifter med stramme budsjetter. Når vi utviklet Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, brukte vi imidlertid ekspertisen vår til å forhåndskonfigurere vanlige arbeidsflyter for alt fra fakturabehandling til kontraktsadministrasjon, som du får tilgang til direkte fra Canon-maskinvaren. Dette innebærer at trinn i en digital dokumentarbeidsflyt, for eksempel retningslinjer for godkjenning, deling og oppbevaring, er forhåndskonfigurert. Dermed sparer du tid og penger når du oppretter hybride arbeidsplasser.

Når du flytter en arbeidsstyrke ut av bedriftslokalene, oppstår det naturligvis nye sikkerhetsproblemer, spesielt der informasjon sendes inn og ut av organisasjonen. Det er viktig å finne ut hva de mest verdifulle informasjonsressursene dine er og deretter stille spørsmål som: hvordan kommer teamene til å samhandle med ressursene når de arbeider fra andre steder? Hvilke sikkerhetstiltak blir iverksatt for å hindre utilsiktet eller ondsinnet tilgang til denne informasjonen? For en organisasjon er det viktig å etablere robuste bruksregler for å forhindre at de ansatte introduserer sikkerhetsproblemer. Du trenger også teknologi for innebygd sikkerhet som beskytter de ansatte gjennom arbeidsdagen. Derfor er det svært viktig å være oppmerksom og kontrollere sikkerhetsnivået i løsningene for hybridarbeid som du vurderer å implementere.

Vi hadde sikkerhet i tankene da vi utviklet tjenesten Cloud Workspace Collaboration – Process Automation. Ende-til-ende-tjenesten for informasjonsbehandling gir de ansatte en bedre hybrid arbeidsdag. Den har også innebygd sikkerhet i hvert trinn av livssyklusen til et dokument. Et eksempel er at retningslinjer for dokumenttilgang implementeres automatisk i det øyeblikket et dokument skannes, mens Microsoft Azure beskytter informasjonen som er lagret i den sentrale dokumentdatabasen.

Løsningene og tjenestene våre for dokumentbehandling fungerer også sammen med maskinvaren vår for å gi virksomheten din robust beskyttelse. Enhetene våre er utviklet med tanke på sikkerhet og har en rekke funksjoner og egenskaper som beskytter dokumenter, alt fra innebygd McAfee Embedded Control-programvare til brukergodkjenning.

Nøkkelen til å opprette en vellykket hybrid arbeidsmodell er å se på helheten av alle arbeidsstedene. Ingen arbeidsplass er en øy – teamene må fortsatt kunne samarbeide effektivt. Det handler ikke bare om å finne teknologi som passer til hvert sted, men også teknologi som fungerer sammen. Vurder om du har prøvd ut og testet teknologien som du planlegger å bruke. Er den utformet for enkel integrering? Eller trenger den regelmessig IT-tilsyn for å fungere? Integrasjon av løsninger er et av de mest komplekse problemene IT-avdelingene kan støte på, så det er viktig å tenke på dette.

Vi i Canon utformer maskinvaren vår og løsningene våre slik at de fungerer sammen, noe som gjør det enklere for IT-teamene å administrere hybride arbeidsplasser. Løsningene våre for dokument- og informasjonsbehandling fungerer sammen med enhetene våre for å gjøre integrasjonen enkel, og gir deg også mulighet til å oppskalere eller justere kapasiteten etter behov.

Vi er under stort press til å tilpasse oss arbeidsmetoder i stadig utvikling, men rask tilpasning skal ikke gå på bekostning av god planlegging. Det kan være overveldende å legge nye planer for bedriften som gjør den sikker, samarbeidsorientert og effektiv når teamene befinner seg på ulike steder. I stedet for at du skal prøve deg på dette alene, tilbyr Canon et samarbeid med en dreven partner som støtter deg gjennom hele reisen – både i overgangen til hybridarbeid og den pågående optimaliseringen – og konstruerer en modell som er utformet for å levere bærekraftig hybridarbeid i henhold til beste praksis.