Våre fire beste tips for sømløs implementering av teknologi for Information Management

Én ting er å bestemme seg for å investere i ny teknologi for å forbedre informasjonsflyten i en organisasjon. Noe helt annet er å implementere den med minimalt med avbrudd, samtidig som kostnadene holdes nede.

Det er viktig å gjøre det riktig, ettersom katastrofale teknologiske implementeringer skaper overskrifter: Det offentlige helsevesenet i Storbritannia måtte for eksempel gi opp et system for pasientjournaler, og situasjonen ble beskrevet som «den største IT-floppen noensinne»¹ Eller se på Sainsburys veldig svake system for lagerautomatisering, som til slutt ble vraket etter å ha kostet selskapet 150 millioner pund².

I den nye forskningen intervjuet vi tusenvis av IT-beslutningstakere for å forstå hvordan forretningsprosesser utvikler seg. Svarene deres viste at ved implementering av ny teknologi ble kompatibilitet med eksisterende arkitektur oppgitt som den største utfordringen IT-beslutningstakerne opplevde.

Slike problemer kan være livsfarlige for et nytt teknologiprosjekt, på et tidspunkt da mange bedrifter ønsker å bli mer digitalt modne. Vi fant også ut at 10 % av respondentene hadde måttet gi opp en implementering helt i løpet av de siste par årene.

I denne artikkelen skal vi se på fire områder som IT-beslutningstakere bør vurdere når de skal implementere ny teknologi. Ved å gjøre dette riktig får du muligheten til å oppleve en smidigere og bedre implementering, slik at bedriften kan begynne å se fordelene ved de nye systemene.

Som en del av forskningen i forbindelse med rapporten spurte vi IT-beslutningstakere om utfordringene de sto overfor forrige gang de gjennomførte en strategisk teknologiimplementering. Integrering med eksisterende IT-infrastruktur var det mest omtalte problemet med 28 %.

Så når IT-beslutningstakere vurderer en ny investering, ble kompatibilitet også den viktigste vurderingen i innkjøpsprosessen – til og med viktigere enn mulighetene i selve teknologien.

Men med tanke på tiden, kostnadene og utfordringene knyttet til å implementere helt nye løsninger er rådet vårt å tenke strategisk om innkjøp og å prioritere skalerbare teknologier som gjør det mulig å legge til flere funksjoner etter hvert som virksomheten utvikler seg, uten at man trenger nye store implementeringer.

Vi spurte IT-beslutningstakere om hvilket nivå av støtte de fikk i den siste store teknologiimplementeringen sin. 61 % sa at de brukte en tredjepartsleverandør til en viss grad.

Det er interessant at ikke alle bedrifter tenker likt når de ser etter hjelp utenfra. 34 % ser etter støtte på et grunnleggende nivå som gir dem selvtilliten de trenger til å håndtere oppgaven selv. 35 % ser etter et samarbeid der ansvaret for prosjektet deles. Og til slutt foretrekker 30 % av IT-beslutningstakerne å samarbeide med en partner som tar fullt ansvar for prosjektet fra start til slutt.

Det avhenger egentlig av organisasjonens behov og muligheter. Store organisasjoner med over 5000 ansatte har større sannsynlighet for å velge fullt samarbeid, noe som ikke er overraskende på grunn av kompleksiteten ved å implementere ny teknologi i så store selskaper.

Det viktigste er å huske at det ikke finnes noen standardstrategi – alle bedrifter må selv vurdere hvor de har sine styrker og svakheter, før de hyrer inn ekstern støtte.

Hva som er det riktige valget for dere kommer an på organisasjonens prioriteringer.

Forskningen vår viste for eksempel at bedrifter som håndterte sin siste store teknologiimplementering internt, rapporterte om færrest kompatibilitetsproblemer og forsinkelser. Så hvis hastigheten er høyeste prioritet, kan dette være det beste alternativet. Men ulempen er at man får mindre støtte videre, og en femtedel følte at det var for dårlig kommunikasjon med leverandørene, og en sjuendedel opplevde manglende støtte etter salg.

De IT-beslutningstakerne som valgte fullt samarbeid med en tredjepart, hadde større sjanse for å rapportere null utfordringer (21 %). Når man velger denne veien, innebærer det også bedre støtte og kommunikasjon etter salg. Og det viktigste var at bare 5 % måtte gi opp prosjektet – rundt halvparten av forholdstallet for interne implementeringer. En ulempe som forskningen vår fikk belyst, var en liten økning i forekomsten av funksjonsproblemer.

Noe som er tydelig, er at det å prøve å bruke en kombinert tilnærming til støtte, enten ved at en tredjepart først er ansvarlig for å utføre implementeringen internt, eller omvendt, ofte fører til problemer. Over 90 % av IT-beslutningstakerne som valgte dette, rapporterte utfordringer, og ganske mange ble tvunget til å gi opp prosjektet. Denne tilnærmingen førte også til flere problemer, for eksempel at teknologien ikke egnet seg til formålet eller at få av de ansatte tok i bruk de nye systemene.

Det som er opplagt for alle IT-beslutningstakere som har navigert seg gjennom disse utfordringene, er at ikke alle partnere er like.

Det er ikke lett å velge riktig partner til en større teknologiimplementering. Det er mye som står på spill.

En god partner kan samarbeide med IT-beslutningstakere i ulike bransjer for å redusere noe av risikoen knyttet til kompatibilitet og tidsskala ved store og komplekse prosjekter. Men det motsatte er også tilfellet. Som vi har sett, kan kompatibilitetsproblemer og forsinkelser faktisk forverres ved fullt samarbeid.

Hva forteller dette oss? Det er avgjørende at IT-beslutningstakere samarbeider med en partner som har omfattende ekspertise innen løsningsintegrering og spesialistkunnskap om teknologien som IT-beslutningstakerne skal ta i bruk. Potensielle partnere må kunne sette sammen ulike løsninger på en ryddig måte, slik at de fungerer harmonisk sammen.

En vellykket implementering krever også dyp forståelse av forretningsprosesser – spesielt hvordan dokumenter og informasjon behandles i en organisasjon – for å fjerne eventuell friksjon.

Til syvende og sist bør den beste partneren inngi tillit, slik at IT-beslutningstakerne kan forplikte seg fullt ut til en automatisert fremtid og dermed kan oppleve fordelene ved bedre sikkerhet og samsvar, økt produktivitet og en enestående kundeopplevelse.

Det finnes ingen raske løsninger som gjør det enkelt å implementere ny teknologi. Dette er av naturlige grunner alltid en utfordrende prosess – med kompatibilitetsproblemer som skaper en konstant bekymring.

Men de bedriftene som allerede er ganske modne digitalt sett, og som har en bedriftskultur som ønsker ny teknologi og nye ideer velkommen, er godt posisjonert for å lykkes. Og hvis IT-beslutningstakerne planlegger for fremtiden, tilfører støtten de trenger og finner en partner som kan gi riktig støtte, har de den beste muligheten til å oppleve en vellykket implementering som gir fordeler for organisasjonen i mange år fremover.

Vi i Canon har over 30 års erfaring med utvikling av forretningsprosesser i tillegg til implementering og organisering av løsninger. Vi har allerede hjulpet over 2700 kunder over hele Europa med å forbedre informasjonsbehandlingen sin. Og vi spesialiserer oss på hyperautomatisering av arbeidsflyter og digital dokumentbehandling – så uansett hvor du befinner deg på reisen mot informasjonsstyring, er vi klare til å hjelpe deg videre til neste trinn.

Last ned rapporten vår nå for å finne ut mer om vanlige fallgruver som bedrifter står overfor ved implementering av teknologi – og hvordan organisasjoner bruker teknologi for bedre informasjonsstyring, deriblant automatisering.