Informasjonssikkerhet står fortsatt sentralt i media, i den allmenne bevisstheten og, viktigst av alt, når det gjelder hvordan bedrifter bruker IT-budsjettene sine. Data og tilgang til data er et verdifullt mål for kriminelle.

Endringer i måten vi arbeider på har en stor innvirkning på sikkerheten. Flere og flere organisasjoner bruker en hybrid arbeidsmodell, noe som gir ansatte fleksibilitet til å jobbe på ulike steder: fra et sentralt kontor til et kontorfellesskap, til skrivebordet hjemme og til og med på farten.

Denne nye arbeidsmåten byr på mange fordeler, men hybridarbeid og eksternt arbeid har også gjort det mer komplisert å administrere informasjonssikkerheten. Disse utfordringene er imidlertid ikke uoverkommelige når du har tilgang på den rette teknologien og støtten.

Nedenfor tar vi for oss fire vanlige spørsmål fra organisasjoner som administrerer et hybrid arbeidsmiljø, og forklarer hvilke løsninger Canon kan tilby.

Uansett om du skal opprette et hybrid arbeidsmiljø eller optimalisere et eksisterende miljø, bør sikkerheten stå i fokus. Det er imidlertid vanlig at organisasjoner tilnærmer seg disse målene hver for seg ved å først investere i teknologi som legger til rette for hybridarbeid, og deretter sikre det utvidede arbeidsmiljøet. Organisasjoner kan spare tid og penger på å undersøke sikkerhetsfunksjonene til hybridarbeidsløsninger nøye før de implementerer dem.

Vi i Canon prioriterer sikkerhet i alt vi gjør, fra innebygd beskyttelse mot cyberfarer i maskinvaren og programvaren vår, til omfanget av løsningene våre og måten vi implementer og leverer dem på. Quocirca har faktisk anerkjent Canon som en bransjeleder innenfor utskrifts- og dokumentsikkerhet¹. Dermed kan du være trygg på at når du samarbeider med Canon for å optimalisere oppsettet ditt for hybridarbeid, står informasjonssikkerhet helt sentralt i løsningen.

Det er viktig å tenke på informasjonsflyten på tvers av organisasjonens arbeidsmiljøer, enten det dreier seg om å opprette, dele, lagre eller slette dokumenter. Hvert av disse punktene representerer et potensielt sikkerhetsproblem. Erfaringen vår innenfor dokument- og informasjonsbehandling gjør at vi kan tilby ekspertise gjennom hele informasjonslivssyklusen.

Økosystemet vårt, som omfatter maskinvare, programvare og tjenester, er utformet for å gi helhetlig informasjonsbeskyttelse i hvert trinn – når og hvor som helst. Maskinvareproduktene våre, kombinert med bedriftsløsningene våre, tilbyr innebygd sikkerhet med funksjoner som datakryptering, aktivitetslogging, sikker tilgang til nettskydokumenter og brukergodkjenning som sikrer at dokumenter bare kan skrives ut eller åpnes av den tiltenkte brukeren på enheten.

Samtidig kan dokumentbehandlingsløsningene våre støtte organisasjonen din ved å levere en sikker database og samarbeidsplattform for bedriftsinformasjonen. De smarte løsningene våre kan gjenkjenne vanlige dokumenter og legge til automatiske sikkerhetsretningslinjer for å begrense tilgangen, slik at informasjonen bare er tilgjengelig for dem som trenger den.

Til syvende og sist skal sikkerhetsretningslinjer kunne håndheves uten at IT-avdelingene må være til stede. Organisasjoner kan imidlertid lure på hvordan de kan sikre at eksterne ansatte overholder beste praksis uten at IT-avdelingene får en enorm arbeidsmengde, og uten at de ansatte føler seg overvåket.

Det vil være gunstig for alle organisasjoner å gi de ansatte opplæring i hvordan de beskytter dataene sine og formålene med de etablerte retningslinjene. Mer formalisert og konsekvent håndheving av sikkerheten bør ha spesielt høy prioritet i alle bedrifter som opererer med et hybridmiljø.

Våre nettskybaserte løsninger, inkludert Therefore Online og Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, gir de ansatte en strukturert og sikker fremgangsmåte for å åpne, lagre og dele dokumenter. Siden løsningene er nettskybaserte, har de ansatte tilgang til dokumentarbeidsflytene sine uansett hvor de befinner seg. Innebygd og diskret sikkerhet omfatter imidlertid regler som hindrer brukerne i å introdusere nye sikkerhetsproblemer.

Tilgangskontroll hindrer for eksempel ansatte i å åpne sensitive dokumenter uten tillatelse, mens innebygd automatisering i hver løsning sørger for at dokumenter sendes direkte til riktig ansatt i hvert trinn av en arbeidsflyt.

Gartner avdekket at bruk av private enheter og "shadow IT" fortsatt er utbredt blant eksterne arbeidere. Mer enn halvparten av ansatte innrømte at de bruker samarbeidsapplikasjoner eller nettjenester som ikke er godkjent av bedriften de jobber i². Tenk på hvorfor de velger teknologi som ikke er godkjent. Svaret er vanligvis én av to årsaker.

Den første årsaken er at når ansatte jobber utenfor kontoret, for eksempel hjemme eller på farten med sine egne enheter, kan de ende opp med å bruke verktøy de bruker i fritiden. Dette kan skyldes både gammel vane og at de er kjent med hvordan disse verktøyene fungerer. De er kanskje ikke klar over hvilke risikoer de kan introdusere ved å bruke disse verktøyene, så den beste strategien for å håndtere dette er opplysning og opplæring.

Den andre årsaken er at ansatte bruker disse verktøyene fordi de har problemer med verktøyene som bedriften skaffer til veie. Verktøyene kan være trege, komplekse eller vanskelige å få tilgang til utenfor bedriftens lokaler.

Det er én ting å skaffe til veie verktøyene, men hvis de skal tas i bruk, må de være effektive og brukervennlige. Vi i Canon tenker alltid på dette når vi utvikler løsningene våre. Cloud Workspace Collaboration – Process Automation og Therefore Online gjør det enkelt for ansatte å samhandle med dokumentene sine i sanntid fra hvilken som helst godkjent enhet, uansett hvor de befinner seg, og uten frustrerende forsinkelser. De gir også innebygd ende-til-ende-sikkerhet for dokumenter. Kombinert med maskinvareproduktene våre utgjør de en lukket sløyfe som opprettholder sikkerheten til enhver tid.

Vi vet at informasjonssikkerhet er vanskelig under alle forhold. Vi ønsker å gi organisasjoner mulighet til å implementere driftsmodellen som passer dem best, uten å bekymre seg for at det skal gå ut over sikkerheten eller sette informasjonen i fare.

Et samarbeid med en pålitelig partner kan lette presset på teamet og hjelpe deg med å evaluere sikkerhetsrisikoene i IT-infrastrukturen, slik at du kan forutse sikkerhetsproblemer og opprette et teknologiøkosystem som beskytter mot slike problemer, uansett hvor arbeidsstyrken din holder til.