Tips for IT-ansvarlige: Den enkle veien til effektivt hybridarbeid

Det siste året har vært tøft for mange IT-ansvarlige. Ingen kunne ha forventet de plutselige og drastiske endringene i IT-strategien som organisasjonene har måttet gjennomføre. Selv om måten vi arbeider på har endret seg, har pandemien gitt rakettfart til det som var en gradvis utvikling. Det som kanskje har vært en stabil treårsplan for utviklingen av digital transformasjon, ble plutselig akselerert til «nå».

1.Gjør infrastrukturen enkel
 
Historisk sett kan det hende at du som jobber i et IT-team har brukt mye tid på å planlegge og vedlikeholde infrastrukturen på stedet. Selv om dette ikke var god utnyttelse av tiden, var det typisk for mange organisasjoner. Konsekvensene av pandemien har ført til at mange bedriftsledere revurderer normale prosesser, da det ikke bare er upraktisk å besøke kontoret under nedstenginger, men også at det gjør langsiktig distribuert arbeid eller hybridarbeid umulig. Erfaringen har derfor styrket bedriftenes sak for å redusere avhengigheten av infrastruktur på stedet, og ett av områdene som står overfor granskning, er driveradministrasjon.

Driveradministrasjon er ikke et kjent tema, men faktum er at det er en plage for IT-team, selv når enheter og brukere er på stedet. Hybridarbeid gjør det mer komplisert. Å arbeide i nye miljøer vil sannsynligvis bety at du investerer i nye enheter som er bedre egnet for å jobbe fra eksterne steder. Og nye enheter betyr mer arbeid for IT, inkludert å sørge for at de har riktig programvare, drivere og sikkerhetsoppsett.

Brukerkravene vil variere avhengig av hvilken rolle de har, noe som vil påvirke driveradministrasjon. I mellomtiden er det enda viktigere at skriverdrivere administreres og distribueres på riktig måte, med flere brukere som ønsker å koble til sine egne enheter. Hvis du går mot et nettskybasert, driverfritt miljø, sparer du ikke bare verdifull tid til å konfigurere eller oppdatere eksterne enheter, det sikrer også at bedriften ikke trenger å skaffe mer infrastruktur på stedet.

2.Sentralisert enhetsparkadministrasjon

Det å gå over til nettskybasert enhetsparkadministrasjon har også fordeler utover å gjøre infrastrukturen mer tilpasset for eksternt arbeid. Den gir deg sentralisert administrasjon, noe som gjør det enklere for deg å se, administrere og vedlikeholde skriverparken.

Det kan for eksempel hende at du ikke finner ut om problemer som lavt tonernivå, fastkjørt papir og feil før en ansatt rapporterer det, etter at problemet allerede har gjort dagen mer ineffektiv. Når enheten er 80 km unna på en ansatts hjemmekontor er det enda vanskeligere å diagnostisere og løse problemet. Det kan til og med bety at enheten ikke er i bruk over lengre tid. Med nettskybaserte verktøy kan du overvåke skriveparker og forutse problemer som tonerutskifting, noe som reduserer nedetiden.

Sentral administrasjon gjør det også enklere å administrere oppdateringer. Det er ikke mulig å oppdatere hver enhet individuelt når enhetsparken ikke er plassert i samme rom. Med nettskybasert administrasjonsprogramvare kan du enkelt sende ut nye oppdateringer eller funksjoner til hele parken, uten å forlate skrivebordet. Bedre for deg og bedre for ansatte som øyeblikkelig får tilgang til de nyeste versjonene uten forsinkelser – dette er spesielt viktig når sikkerhet er involvert.

3.Sikker og effektiv informasjonsflyt

Det gir oss sikre og effektive arbeidsflyter. En ting alle kan være enige om, er at sikkerhet er avgjørende. IT-team må imidlertid finne den rette balansen mellom tilgjengelighet og beskyttelse. Ansatte skal kunne få tilgang til dokumentene de trenger, uten å finne de som de ikke trenger. De ansatte bør heller ikke få enkel tilgang på bekostning av et lavt sikkerhetsnivå som kan føre til tilgang for blant annet ondsinnede aktører.

Her har nettskybaserte systemer mange fordeler. Det gir ansatte enkel tilgang til dokumentene de trenger, uansett hvor de befinner seg. Det gjør også at IT-team kan administrere sikkerheten på en enklere måte, slik at du kan sette opp rettlinjer for hvem som skal ha tilgjengelighet og begrense brukernes tilgang til filplasseringer på serveren.

Samtidig gjør nettskybasert enhetsparkadministrasjon dette mulig for utskrifts- og skanneenheter. Du kan konfigurere og administrere brukerprofiler og arbeidsflyter fra et sentralt perspektiv, slik at det blir enkelt å angi regler for tilgang og informasjonsbehandling.

Når vi nå går inn i en ny epoke med hybridarbeid, vil IT-team i økende grad ta rollen som informasjonsarkitekt. I sentrum av dette vil det være verktøy og teknologi som skal muliggjøre effektivt, sikkert arbeid fra hvor som helst. Organisasjonen har kanskje hatt nettskyer i planene sine allerede, men det kommer til å bli viktig for denne oppgaven, spesielt når det gjelder enhetsadministrasjon. Dette handler ikke bare om nødvendighet, det er også en mulighet til å forbedre enhetsparkstyringen din generelt, noe som bidrar til økt oppetid og holder arbeidsstyrken din trygg.

Finn ut mer om hvordan fremtiden til IT ser ut om 10 år.