Kun utmerket sikkerhet er godt nok

I perioder med mye internasjonal uro er bedrifter mer utsatt for nettangrep. Nye måter å jobbe på nærmest tvinger bedrifter til å gå over til skybaserte tjenester som gjør at man kan jobbe fra hvor som helst. Men skyressurser er store mål for nettangrep. Økningen i skybaserte dataangrep har direkte sammenheng med at mer arbeid flyttes til skyen, og dermed blir mer sensitive data lagret på eksterne servere.

Ettersom hybridarbeid forventes å bli en del av arbeidslivet i en rekke land, finner nettkriminelle nye måter å manipulere svakhetene ved hjemmekontor på. Menneskelige feil og feiloppsett kan lett føre til brudd på datasikkerheten.

I dette klimaet er en proaktiv, helhetlig tilnærming til sikkerhet i ferd med å bli et viktig konkurransefortrinn. Denne tilnærmingen krever et mer helhetlig perspektiv både på hvordan data brukes og lagres gjennom hele dokumentlivssyklusen, og på hvordan sikringen av data fungerer gjennom hele bedriften.

Førsteklasses sikkerhet handler om mer enn å bare sikre digitale endepunkter. Det krever full tilpasning mellom sikkerhets- og forretningsoperasjoner i hele bedriften, med alt fra infrastruktur til opplæring av ansatte. Informasjonssikkerhet er en nøkkelkomponent i dette målet. Dette gjelder uansett hvor i en organisasjon informasjonen ligger, og uansett hvordan den administreres. Det endelige målet her, som IDC beskriver det, er å bygge varig «digital tillit» i fremgangsmåter i hele organisasjonen, med alle forretningsprosesser basert på sterke sikkerhetstiltak.

Mange bedrifter tror at datasikkerhet bare gjelder digitale operasjoner. Eksterne trusler er imidlertid ikke begrenset til den digitale verdenen, og det er helt avgjørende å tenke helhetlig for å beskytte informasjon gjennom hele levetiden. Bedrifter må ta hensyn til alle aspekter ved hvordan og hvor data brukes, behandles og deles. Dette betyr ikke bare interne systemer, men også utskrifter og papirkopier, ettersom disse altfor ofte er det svake leddet. 59 % av bedriftene har opplevd minst ett datatap relatert til utskrevne dokumenter

Selv før den svært desentraliserte arbeidsstyrken vi opplever i dag, var dokumentlevetiden lang og ofte kompleks, noe som betyr flere sårbare punkter. Moderne og stadig mer automatiserte arbeidsflyter gjør at data som opprettes eller registreres digitalt, ofte lagres på flere steder eller behandles flere ganger. Usikker overføring av data mellom brukermaskiner, nettskylagring og sluttpunktsenheter, for eksempel skrivere, kan skape flere sikkerhetsproblemer, i tillegg til faren for at utskrifter av dokumenter utilsiktet eller tilsiktet havner i feil hender.

Potensielle svake punkter som disse er god grunn til å ha sikkerhetsinitiativer som er utformet for å fange opp og unngå sikkerhetsbrudd. Etter hvert som den globale utviklingen fører til at stadig flere jobber hjemmefra, er det viktigere enn noen gang å forsikre at ansatte kan dele informasjon mellom enheter og nettskyen på en sikker måte. For å bidra til økt sikkerhet i hele virksomheten, er grundigere sikkerhet i dokumentstyringsprosesser et viktig fokusområde. Virksomheter må sørge for konsekvent datasikkerhet gjennom hele livssyklusen:

• UTSKRIFTSADMINISTRASJON: Sikring av prosessen med å sende dokumenter til utskrift, helt frem til utskriften kommer ut – enten det er på kontoret eller hjemme. Forhindre brudd på datasikkerheten ved å beskytte utskriftsenheter som er koblet til et nettverk, og sikre alle brukeraktiviteter knyttet til utskrift.
• ADMINISTRASJON AV DOKUMENTREGISTRERING: Sikre digitaliseringen av papirdokumenter og distribusjonen til målet. Forbedre dokumentsikkerheten ved å styre tilgangen til skannefunksjoner og beskytte digitaliserte dokumenter med kryptering eller digitale signaturer.
• DOKUMENT- OG INNHOLDSADMINISTRASJON: Sikre lagringen og behandlingen av dokumenter, enten på kontoret eller i nettskyen. Sikre samsvar med reglene for databeskyttelse og styrke tiltak for dokument- og innholdssikkerhet.

For å sikre konsekvent sikkerhet i alle disse trinnene i informasjonslivssyklusen, må virksomheter inkorporere sikkerhet i de daglige strukturene, prosessene og arbeidspraksisen. Dette er en grunnleggende del av digital transformasjon.

Effektiv samordning av sikkerhets- og forretningsoperasjoner krever ofte hjelp fra en partner som har historisk, global ekspertise. En solid partner vil sørge for at systemene og prosessene dine for dokument- og informasjonsstyring støtter digital transformasjon med sikkerhet i sentrum, i stedet for å utsette organisasjonen din for sikkerhetsrisikoer. Ved nyskapende digitale transformasjonstjenester med sikker utforming, retningslinjer og nettsikkerhet, kan organisasjoner sørge for at dokumenter håndteres sikkert gjennom hele livssyklusen - i hele virksomheten.

Canon har blitt anerkjent som en leder av både Quocirca* og IDC Marketscape: Worldwide Security Solutions and Services Hardcopy 2022-2023 Vendor Assessment for akkurat denne tilnærmingen til informasjonsbehandling.

IDC Marketscape har anerkjent vår omfattende og helhetlige tilnærming til utskrifts- og dokumentsikkerhet og vårt fokus på dokumentprosesser og informasjonsbehandling. IDC roste også engasjementet vårt for å hjelpe kundene med å etablere et sikkert miljø som ikke bare omfatter dokumentutskrifter, men også administrasjon og flytting av informasjon.

Organisasjonen fremhevet videre fire konkrete områder innenfor informasjonssikkerhet som vi er sterke på:

• Secure by design: Sikkerhet først-filosofien vår driver alt vi gjør. Sikkerhet er kjernen i design og produksjon av produkter og i hele porteføljen av løsninger og tjenester. Samtidig har enhetene våre mulighet for å herdes etter kundens behov, slik at de er fleksible nok til å stå imot stadig nye trusler mot sikkerheten.
• 360-degree view: Sikkerhetspolicyen vår, som vi kaller «360-graders, nyeste og enkleste», er laget for å hjelpe kunder med å forsvare seg mot stadig mer avanserte og pågående nettangrep. Denne tilnærmingen inkluderer enheter, programvare, nettverk og skybaserte tjenester. Vi overvåker også kontinuerlig maskinvare og løsninger med funksjoner som automatiske programvare- og fastvareoppdateringer, konfigurasjon og felleskonfigurasjon, sikkerhetsovervåking og automatisk gjenoppretting.
• Sikker informasjonsstyring: I kjernen av sikkerhetstilbudet vårt er beskyttelse av viktig informasjon, uansett hvor den befinner seg: Enten den er "at rest" eller "in transit". Vi hjelper deg også med å styre tilgangen til denne informasjonen.
• Løsnings- og tjenesteportefølje: IDC fremhevet hvordan bredden av løsningene og tjenestene våre hjelper oss med å beskytte kundeinformasjon gjennom hele dokumentlivssyklusen. IDC trakk spesielt frem uniFLOW-plattformen for utskrifts- og skanneadministrasjon, inkludert rollen den har som programvareløsning for informasjonssikkerhet med tanke på dokumentsporing og forebygging av datalekkasjer.

Hvis du vil vite mer om hvordan du reduserer risikoen i dagens arbeidsprosesser, og hvordan du virkelig kan forbedre informasjons- og dokumentsikkerheten som en del av en førsteklasses sikkerhetsstrategi, kan du utforske løsningene våre for informasjonssikkerhet.

*The Print Security Landscape, 2023.