Smartere dataregistrering: nøkkelen til enklere informasjonsstyring

Dataregistrering: stadig under utvikling

Før datamaskinen skjedde naturlig nok all innhenting av informasjon manuelt. Dokumenter som fakturaer, søknader og kundekommunikasjon kom via post. Den papirbaserte informasjonen ble åpnet, lest og arkivert, og de ansatte brukte tid på å registrere i logger og regnskap.

Siden den elektroniske databehandlingen tok over, har dataregistreringen blitt digitalisert, og ansatte har gått over til å føre inn informasjon i regneark og digitale maler. Likevel mottar bedriftene fortsatt informasjon i flere formater, fra fysisk papir til PDF-filer. Denne delvise digitaliseringen, eller hybridmiljøet, bidrar til kompleksiteten ved informasjonsstyringen i dagens bedrifter.

Ansatte bærer hovedtyngden av denne utfordringen og bruker verdifull tid på å kopiere informasjon fra fysiske dokumenter til digitale maler ved å skanne dem, for å arkivere digitale lagringsmedier. Selv data fra dokumenter som allerede er digitale, for eksempel PDF-filer, må den ofte overføres manuelt til de riktige malene for videre behandling. Disse svært krevende arbeidsflytene bidrar i stor grad til å øke ineffektiviteten i hele bedriften.

Intelligent utvinning

Fremskritt innen teknologi for kunstig intelligens og uthenting av data – for eksempel optisk tegngjenkjenning (OCR) for å registrere skriftlig informasjon i strukturerte og ustrukturerte formater – gjør det mulig å innhente verdi fra alle typer dokumenter. Uansett om det er et digitalt eller fysisk dokument, kan avanserte registreringsløsninger innhente innhold fra et hvilket som helst dokument og gjøre det om til data som er klart til bruk.

Denne prosessen gjør det også mye enklere å finne informasjon i disse dokumentene, siden dataene kan indekseres. Ved å gjøre at disse dataene lettere tilgjengelig ved å innhente og behandle, åpner registreringsløsningene opp for andre muligheter, for eksempel enklere dokumentanalyse og sikrere lagring. Hvis informasjonen i et dokument er kodemerket eller indeksert, blir det enklere å bruke regler for sikkerhet og samsvarskrav for lagring av disse dokumentene.

Ved automatisk uthenting av data fra dokumenter i flere ulike formater kan intelligente registreringsløsninger drastisk redusere tiden de ansatte bruker på manuelle administrasjonsoppgaver som dataregistrering.

På tide med en endring

Ansatte anslår at de kaster bort rundt en fjerdedel av dagen på administrasjonsoppgaver⁴. Alle organisasjoner bør være interessert i å heller bruke denne tiden til verdiskapende aktiviteter. Ineffektivitet er fortsatt et svært vanlig problem i dagens bedrifter, men det finnes enkle måter å motarbeide dette på, og smartere informasjonsstyring et viktig element.

For IT-team som vurderer hva de skal investere i, er den beste metoden å identifisere dokumentintensive avdelinger som bruker mye tid på å registrere og behandle data. I slike avdelinger kan investering i bedre teknologi rettet mot dokumenthåndtering og automatisering gi bedriften en reell verdi ved at man oppnår raskere behandling, lavere driftskostnader og økt sikkerhet, som igjen fører til generelle effektivitetsforbedringer.