Automatisering er ikke et nytt fenomen. Mennesker drives av et behov for større produktivitet og har derfor utviklet teknologier som gjør oppgaver uten hjelp. Gjennom århundrer, fra dampdrevne vevemaskiner til samlebånd for biler, har automatisering bidratt til å frigjøre de ansatte fra kjedelige og repeterende oppgaver, slik at arbeidsplassene er blitt stadig mer effektive ¹.

Men for kontorarbeid har automatisering ulike former. Kunnskapsarbeidere tilfører verdi ved å opprette og dele informasjon – så det å kunne gjøre dette mer effektivt gir et stort konkurransefortrinn.

Nylig gjennomførte vi et forskningsprosjekt om hvordan prosessene på arbeidsplassen er i endring – inkludert hvordan organisasjoner håndterer dokumenter og informasjon – og fant ut at organisasjonene nå begynner å bruke automatisering på mange måter. Dette har i sin tur åpnet for fordeler som strekker seg langt ut over effektiviteten, for eksempel at det forbedrer kundeopplevelsen og opprettholder sikkerhet og samsvar.

Men vi har også sett at mange bedrifter sliter med å gå videre fra mer grunnleggende former for automatisering til avanserte typer. Derfor spurte vi: hvorfor?

Selv om automatisering allerede var en trend i rask vekst før pandemien, har vi i de siste årene sett en økning i bruken. Det globale markedet for automatisering av forretningsprosesser har vokst fra USD 5,1 milliarder i 2016 til USD 12,7 milliarder i 2021 ². Pandemien fremskyndet denne prosessen fordi den presset mange bedrifter til å digitalisere store deler av driften³. I følge McKinsey skjedde teknologiinnføringen omtrent 25 ganger raskere enn før pandemien ⁴.

Resultatet? Bedrifter gjorde store fremskritt innen automatisering av forretningsfunksjoner som tidligere var oversett, for eksempel kundeservice, HR og fakturabehandling, som omfatter repeterende prosesser som egner seg bra til automatisering, men som mange organisasjoner ikke kunne prioritere tidligere.

I forbindelse med disse fremskrittene fant McKinsey også ut at holdningene har endret seg fra å bruke automatisering med tanke på kostnadsreduksjon til å oppnå et konkurransefortrinn⁵. Etter hvert som automatiseringen blir mer avansert og brukes på mer komplekse forretningsprosesser, gir den mer strategiske fordeler.

I forskningen vår spurte vi IT-beslutningstakerne blant annet om erfaringene deres med automatisering. Ut fra svarene deres identifiserte vi tre nøkkelområder der de konsekvent så fordeler:

Produktivitet er en av fordelene som vanligvis forbindes med automatisering, og forskningen vår bekreftet det. 37 % av IT-beslutningstakerne sa at det gjør det mulig for teamene å jobbe mer effektivt, og dette var dermed den største fordelen.

32 % av IT-beslutningstakerne fant ut at investeringen i automatisering gjorde det lettere å administrere samsvar og beskytte viktig informasjon.

34 % av IT-beslutningstakerne vi snakket med, sa at automatisering hjalp dem med å forbedre kundeopplevelsen – en av de tre viktigste fordelene.

IT-beslutningstakerne er godt fornøyd med automatiseringen de har nå. Men finnes det områder der de kan gå lenger for at organisasjonen skal oppnå flere fordeler ved automatiseringen?

Databeskyttelse er en konstant bekymring for IT-beslutningstakere, og med økende virtuelle og hybride arbeidsmetoder er det vanskeligere for organisasjoner å spore de ansattes atferd. 36 % av IT-beslutningstakere sa at de enten vet at eller tror at de ansatte ikke følger alle samsvarsprosessene – så det er ingen overraskelse at de allerede investerer i digital dokumentstyringsteknologi for å få bedre oversikt og kontroll over hvordan informasjon flyter gjennom organisasjonen.

For eksempel har 53 % av IT-beslutningstakerne tatt i bruk automatisk tilgangsstyring, noe som sikrer at ikke-godkjente ansatte ikke får tilgang til sensitive dokumenter. 51 % har tatt i bruk automatisk aktiverte tidsrammer for lagring for å sikre at sensitive dokumenter slettes i tråd med GDPR.

I alt sier rundt halvparten av IT-beslutningstakerne at de har implementert noen av de potensielle digitale mulighetene for dokumentstyring som vi spurte om.

Da vi så på mer komplekse implementeringer som dekker hele arbeidsflyten, oppdaget vi at IT-beslutningstakernes innføring av dette trinnet av automatiseringen er vesentlig mindre. Det viktigste er at dette er de mest virkningsfulle typene automatisering, og de kan endre opplevelsen til ansatte og kunder.

For eksempel har bare 29 % av IT-beslutningstakerne automatisert kundekommunikasjonen, og bare 30 % kan tilby automatiske statusoppdateringer for kundene.

Så hva er galt – og hvordan kan IT-beslutningstakere bygge bro over gapet for å sikre at de ikke blir hengende etter?

Det er rett og slett mer komplisert å ta i bruk automatisering av arbeidsflyter. Men under forskningen vår ble det tydelig at implementering av en så omfattende automatisering kan være skremmende også av en annen grunn – kompatibilitetsproblemer mellom ny og eksisterende teknologi. Så derfor oppga IT-beslutningstakere at når de skal velge ny teknologi, så rangerer de kompatibiliteten med organisasjonens eksisterende IT-infrastruktur som det viktigste.

Ettersom mange organisasjoner benytter stadig mer kompliserte teknologiøkosystemer, er det ingen overraskelse at oppdateringer og innovasjon ikke er lett. Forskningen vår fant at 27 % av IT-beslutningstakerne opplevde forsinkelser ved den forrige store teknologiimplementeringen sin, og 23 % installerte teknologien, men oppdaget at funksjonaliteten ikke egnet seg til formålet. Det som var ment å gjøre en bedrift mer effektiv til å administrere informasjon, kan ha motsatt virkning hvis det håndteres feil.

I mange tilfeller er valg av riktig partner ved en implementering av ny teknologi forskjellen mellom suksess og fiasko. Forskningen vår viste at samarbeid med feil partner kan forverre kompatibilitetsutfordringene. Derfor kan det å velge en partner som har erfaring med å integrere og organisere løsninger, hjelpe IT-beslutningstakerne med å minimere avbrudd og usikkerhet.

Vi har sett at en bedrift som blir mer digitalt moden, får de virkemidlene den trenger for å bli mer fleksibel. Automatisering er en grunnleggende del av denne reisen, noe som forbedrer både den ansattes og kundenes opplevelse og gir IT-beslutningstakerne større kontroll og mer innsyn i informasjonen i organisasjonen enn noen gang før.

Men for å få mest mulig ut av automatiseringen må bedriftene være forberedt på å lage en plan for vekst som hjelper dem forbi hindringer knyttet til kompatibilitet. Og ved å finne den rette partneren blir denne kontinuerlige reisen inn i en automatisert fremtid mye mindre skremmende.

Last ned rapporten vår nå for å se hvilke utfordringer IT-beslutningstakere står overfor i dag, hvordan det står til med bedriftens digitale modenhet, og hvilke områder dere kan investere i for å bygge opp en praktisk automatiseringsstrategi.