Når vi møter norske kommuner er behovene deres stort sett lik behovene til andre virksomheter når det kommer til dokumenthåndtering og virksomhetssøk. Likevel er det enkelte behov som er spesielt synlige i kommunal sektor.
Allerede før innføringen av GDPR var kommuner en typisk aktør som får innsynsbegjæringer, og kravene er enda større i dag enn for et år siden. For å kunne levere komplett innsyn samt være effektiv i prosessen finnes det løsninger for virksomhetssøk som i dag gir full oversikt over alle kilder – også i ustrukturerte data.
Gjennom dialog med kommuner er det spesielt en tanke som slår oss. Det er enormt mange brukere i én kommune. Sammenlignet med andre virksomheter, hvor det kanskje begrenser seg til 20, 50 eller 100 brukere, kan en kommune oppleve et trykk helt uten sammenligning. Hver innbygger er en potensiell bruker. Informasjonsbasen er enorm.
Derfor blir det viktigere for kommuner å ha et system for intelligent virksomhetssøk
Under tar vi for oss tre ting som er viktig for kommuner når det gjelder virksomhetssøk.
- Å kunne få et verktøy som gjør det mulig å bruke tid på det ansatte faktisk bør bruke tid på
– og det er ikke å lete etter data i forskjellige kilder med en rekke forskjellige søk. De trenger en løsning som forenkler hverdagen til de ansatte. Men når det regner på presten drypper det på klokkeren.
- Å kunne håndtere innsynsbegjæringer på en god og effektiv måte.
Ikke bare sørger det for at kommuner leverer innen rimelig tid og med god presisjon, men det bidrar også til en effektiv innbyggerdialog innad i kommunen, og de kan fremstå som en fasilitator og ikke en bremsekloss. Trykket en kommune opplever av innsynsbegjæringer er høyere enn andre aktører, og det har blitt økt ytterligere med innføringen av GDPR. Nå handler det ikke lenger om å ha kontroll kun for innbyggernes del, men også for å unngå å havne i GDPR-fella med tilhørende bøter.
- Å ha et verktøy som binder gamle og nye fagsystemer.
Mange fagsystemer brukes nærmest fordi det er et stort sprang å bytte det fullstendig ut, og mange opplever at det er en jungel av gamle og nye fagsystemer. Kommunesammenslåinger fører også til at to verdener møtes – og fagsystemene er ofte avhengig av hvor fremoverlent IT-avdelingen har vært i hver enkelt kommune. Se gjerne på det som at gamle fagsystemer er som gamle permer stående på en hylle bak skrivebordet. Du bruker det sjeldent, men du er avhengig av å hente informasjon derfra når det trengs.
I tillegg til de ovennevnte punktene er det viktig at kommuner har en god løsning for oppfølging av rutiner for lagring av informasjon.
Å kunne gjøre rutinemessige søk på områder som helse, skole eller kultur gjør at kommunen til en hver tid kan sikre at dokumenter og data ligger der det skal ligge, på tvers av systemer.. Også ustrukturerte data bør være søkbare. I norske kommuner finner vi ofte mye informasjon i enkeltsaker, og det stiller krav til at en er trygg på at søkene både er omfattende nok – og altomfattende.
Mange opplever at en god løsning for virksomhetssøk gir mer tid i hverdagen til andre gjøremål som krever mer fra kommunen, og at saksbehandlere får mulighet til å gjøre jobben sin mer effektivt, fordi det i bunn og grunn er enklere å finne all tilhørende informasjon om saken.
Dette skaper verdi. For de ansatte gir det en følelse av at de kan bruke mer tid på det som faktisk er verdiskapende. For innbyggerne betyr det at de får raskere og bedre svar fra kommunen.
Kombinasjonen mellom Canon og Hive er noe som bidrar til en god og rask igangsettelse samt at det gir kommuner den tilpasningen som kreves. Canon har erfaringen og størrelsen for å gi prioritet til den enkelte kommunen, og i bunn finner du en optimal løsning for virksomhetssøk fra Hive som forstår hvilken rolle du har og hvilken kontekst du søker etter informasjon i.
Enkelt fortalt gjør vi høystakken svært liten og håndterlig før du må lete etter nåla. Det gir deg bedre treff i søkene – kvalitet overkvantitet.
Vil du vite mer om hvordan Canon og Hive kan hjelpe din kommune?