DWF: gjør ting annerledes

Utfordringen

DWF LLP er en av Storbritannias suksesshistorier fra jusbransjen. Firmaet vokste raskt fra en praksis med fire personer til en bedrift med over 2300 ansatte og 13 internasjonale kontorer. Firmaets målsetning er å bygge på denne suksessen ved å klatre på den juridiske rangstigen og bli blant de 15 største, og det målet dreier seg om mye mer enn bare økonomiske prestasjoner.

Andrew Leaitherland, partner og administrerende direktør, sier: "Vår store mulighet er å gjøre ting på annerledes måter." Denne filosofien danner grunnlaget for firmaets tre strategiske mål: å levere bedre kundestøtte, å arbeide på mer lønnsomme måter og å skape et miljø som tiltrekker seg de beste ansatte, og gjør det mulig for dem å fungere på sitt beste. I en bransje som er dominert av mye papirarbeid, er digital administrasjon av utskrift og informasjon avgjørende for å oppnå disse målene.

"Bransjen er gjennomsyret av tradisjonelle arbeidsmetoder," forklarer Janice Moores, leder for innkjøp og levering av tjenester hos DWF. "Det gir oss et betydelig konkurransefortrinn å overvinne de tids- og ressurskrevende prosessene i den juridiske bransjen." Derfor besluttet DWF å digitalisere de sentrale prosessene og skape et mer fleksibelt arbeidsmiljø. I praksis trengte firmaet å kontrollere kostnadene og kompleksiteten forbundet med å produsere opptil 57 millioner utskrevne sider hvert år. Selskapet trengte også å oppfylle bransjens strenge lovpålagte krav for å beskytte sensitive kundedata.

Canons løsning

Canon samarbeidet tett med DWF og utviklet en ny dokumentstrategi. I tillegg gav Canon utskriftsinfrastrukturen i hele virksomheten en overhaling. De introduserte tilgang til dokumenter og utskrift via mobile enheter samt et digitalt postrom som automatisk digitaliserer og leverer alle postede dokumenter via e-post direkte i mottakerens innboks. Dokumentløsningen ble utformet for å hjelpe ansatte med å arbeide fleksibelt, enten de var på reise eller arbeidet fra et annet kontor. Den har også et sikkert system for identifisering og frigjøring av jobber for å øke informasjonssikkerheten.

Fordeler

De ansatte i DWF har kanskje opplevd den største virkningen fra firmaets digitale transformasjon. Nå har de verktøyene de trenger for å jobbe effektivt, uansett hvor de jobber fra. Dette skiller selskapet fra konkurrentene når det gjelder kundeservicen det kan levere, som forklart av Moores: "Ved å gi brukerne tilgang til viktig informasjon og forretningsprosesser uansett hvor de er, oppfordrer vi til økt effektivitet og en kultur der vi gjør mer for kunden."

På hjemmebane har DWF gjort kontorene sine til et bedre miljø for samarbeid. Den nye infrastrukturen for utskrift gjør at kundene kan arbeide eksternt og skrive ut fra DWFs kontorer. Moores legger til: "Det faktum at kundene våre kan møte opp på kontorene våre og arbeide som om de var i sitt eget, er noe svært få advokatfirmaer kan tilby."

Fordelene ved Canons digitale postrom har imponert like mye. I tillegg til at informasjon kan flyte mer sømløst gjennom hele bedriften, forventer DWF at løsningen skal bli lønnsom i løpet av to år og redusere kostnadene med opptil GBP 1 000 000 årlig.

Dokumenter lagres, sikkerhetskopieres og beskyttes digitalt, og måten man søker etter og arkiverer informasjon er også fullstendig forvandlet. Nå kan ansatte arbeide raskere og mer effektivt, og det reduserte behovet for papir har ført til enorme besparelser på kontoret. Kostnadene relatert til fysisk lagring er redusert med over 50 %.

Nyskapning skjer ikke på bekostning av sikkerhet. Hele løsningen overholder den strengeste internasjonale standarden innen administrasjon av informasjonssikkerhet, ISO 27001. Løsningen støtter også sporing og rapportering av miljørelaterte mål, og hjelper med å redusere DWFs karbonavtrykk og sikre firmaets ISO 14001-akkreditering.

Det er tydelig at tilnærmingen fungerer: I 2014 beskrev The Financial Times firmaet som et av de mest nyskapende i hele Europa. Moores konkluderer med det følgende: