Åtte tips for sikker utskrift med Canon-skrivere

Løsninger for sikker utskrift er et viktig krav i det moderne arbeidsmiljøet. Behovet for hybridarbeid og mer meningsfulle mobilløsninger stiller stadig høyere sikkerhetskrav til nettverk og tilkoblede enheter – inkludert skrivere.

Enten den brukes til å skrive ut fakturaer, kopiere kontrakter eller skanne sensitive dokumenter, er en alt-i-ett-skriver helt sentral på kontoret. Tilgang for flere brukere fra ulike steder er svært praktisk for en bedrift, samtidig som det øker cybersikkerhetsrisikoene.

Hvordan kan du produsere papirkopier når du trenger dem, men også beskytte konfidensiell informasjon og ivareta den generelle datasikkerheten?

Zubair Rahim, Canon Europe Product Marketing Specialist, forklarer at de nyeste Canon MAXIFY- og PIXMA-skriverne leveres med en rekke sikkerhetsfunksjoner for utskrift. «Hvis du bruker en av skriverne i MAXIFY GX-serien, for eksempel GX4050- og GX3050-modellene for hjemmekontor eller GX5050-, GX6050- og GX7050-modellene for små kontorer, får du ikke bare høy kapasitet, men også høy grad av utskriftssikkerhet», sier han.

For å overholde GDPR og andre personvernforordninger over hele verden er bedrifter pålagt å beskytte personopplysninger. Her kan skrivere utgjøre et sikkerhetsproblem på grunn av faren for uautorisert tilgang til konfidensielle data. Selv om dette avhenger mer av prosessene til en bedrift enn av maskinvaren den bruker, har de nyeste Canon-skriverne flere funksjoner som styrker utskriftssikkerheten og reduserer risikoen for brudd på personvernvilkårene.

Her understreker vi de viktigste trinnene du kan utføre for å sikre sikker utskrift og beskytte sensitive dokumenter.

• Sikre utskrift fra – og skanning til – nettskyen via Cloud Link
• Opprett et administratorpassord
• Få mest mulig ut av det eksterne brukergrensesnittet
• Overvåk jobbloggen
• Styrk sikkerheten med automatiske fastvareoppdateringer
• Aktiver en påminnelse om fjerning av originaler
• Legg til et vannmerke med stempel-/bakgrunnsutskrift
• Sikre utskrift med TLS 1.3-kryptering

Det er mange risikoer forbundet med oppbevaring av sensitive data på en stasjonær eller bærbar datamaskin. Enheten kan bli stjålet eller hacket, og maskinvaren for datalagring kan svikte eller bli skadet. Lagring av data og dokumenter i nettskyen gir et ekstra lag med beskyttelse og muliggjør sikker utskrift fra – og skanning til – populære nettskytjenester via Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

«Du kan få tilgang til Cloud Link via skjermen på skriveren, hvis du har en slik, eller ved å bruke Canon PRINT-appen på en smarttelefon», forklarer Zubair. «Organisasjoner kan oppbevare dokumenter sentralt i en delt konto for Google Disk™, Dropbox™, Evernote®-tjenesten og Microsoft OneDrive®, slik at det ikke er nødvendig å lagre flere kopier lokalt.»

Google Classroom™ er nå også integrert i Cloud Link, slik at lærere og elever kan skrive ut delte dokumenter og skanne rett til en Google Disk-mappe fra skriveren.

Et enkelt og praktisk alternativ er å opprette et administratorpassord for å begrense uautorisert tilgang til Canon MAXIFY- og PIXMA-skrivere i et nettverk. Administratoren kan konfigurere opptil 20 autoriserte brukere på skriveren, og hver bruker kan få sitt eget passord. Uten passordet forblir skjermen låst. Dette bidrar til å sikre at tilfeldige personer ikke kan bruke skriveren og tukle med innstillingene. «Denne sikkerhetsfunksjonen er spesielt nyttig for skrivere som er plassert på offentlige steder», sier Zubair. «Det betyr at du kan konfigurere alle Wi-Fi- og LAN-innstillingene og låse det hele med administratorpassordet.

Du kan også kontrollere hva autoriserte brukere kan gjøre. Du kan for eksempel begrense kopiering til sort-hvitt, begrense skannefunksjoner som skanning til en USB-flashenhet (hvis aktuelt), eller begrense tilgangen til nettskyen via skjermen på skriveren.»

I tillegg til å aktivere funksjoner for sikker utskrift på selve skriveren, kan du administrere enheten og brukerne eksternt ved hjelp av Canons eksterne brukergrensesnitt.

Du kan få tilgang til det eksterne brukergrensesnittet direkte via en nettleser eller via Canon PRINT-appen. Med dette grensesnittet kan du konfigurere skriverinnstillinger, utføre vedlikeholdsoppgaver og, viktigst av alt, endre passord, begrense tilgang og konfigurere skriverprotokollene for sikkerhetsgodkjenning.

«Alle disse protokollene kan administreres via det eksterne grensesnittet», legger Zubair til. «AirPrint- og Bonjour-innstillinger, samt hvilke måter brukere kan få tilgang til en skriver på, kan også endres. Dette kan være nyttig hvis du jobber på et fast sted, enten på et kontor eller hjemme, og bare vil at brukere på samme sted skal bruke den aktuelle skriveren. Du kan begrense IP-tilgangen og kun tillate at kjente og klarerte IP-adresser kan koble til enheten.»

Hvis du er administrator eller hovedbruker av en skriver, og mistenker at noen misbruker enheten eller bruker den når de ikke har lov til det, kan du finne ut av dette ved å se på skriverens jobblogg.

«Det er en enkel logg over utskriftsjobber som gjør det mulig å spore uvanlig utskriftsatferd», forklarer Zubair. «Hvis du oppdager et uvanlig antall utskriftsjobber, eller at det utføres jobber på tidspunkter som ingen skal bruke skriveren på, kan du (forutsatt at du har opprettet et administratorpassord) se jobbloggen på skjermen på skrivere som er utstyrt med skjerm.»

Fastvareoppdateringer på smarttelefoner, nettbrett og datamaskiner har blitt rutine i en moderne hverdag, og innimellom er ulike oppdateringer også tilgjengelige for skrivere.

Tidligere måtte du følge instruksjonene på skjermen for å installere den nyeste fastvaren, eller kontrollere skriverens fastvareversjon på selve enheten. Du kunne også oppdatere fastvaren manuelt ved hjelp av det eksterne brukergrensesnittet eller sjekke om en ny versjon var lansert på Canons nettsted for kundestøtte.

«Nå har noen av de nyeste skriverne, for eksempel Canon MAXIFY GX3050 og Canon MAXIFY GX4050, automatiske fastvareoppdateringer», påpeker Zubair. «Disse modellene sikrer at de nyeste oppdateringene installeres.»

Det er viktig å beskytte sensitiv informasjon når du bruker skanne- eller kopieringsfunksjonen på en alt-i-ett-skriver. Det er fort gjort å legge igjen et dokument på glasset som en uautorisert person kan finne senere.

På mange av de nye flerfunksjonsskriverne fra Canon kan du nå angi en påminnelse som minner deg på å fjerne originaldokumentet.

«Når du har aktivert denne funksjonen, vil skriveren vise en melding på skjermen og avgi en lydpåminnelse ca. ett minutt etter at du har skannet eller kopiert noe, for å finne minne deg på at du har lagt igjen dokumentet på platen», forklarer Zubair.

Hvis du skriver ut konfidensielle dokumenter, kan du bruke utskriftsfunksjonen for stempel/bakgrunn på skriverne i Canon PIXMA- og MAXIFY-serien for å styrke sikkerheten.

«Det er nesten som å sette et vannmerke på dokumentet», sier Zubair. «Med stempelfunksjonen kan du skrive ut svært lys tekst eller et punktgrafikkstempel bak dokumentdataene. Du kan for eksempel velge en dato, et tidspunkt eller et brukernavn for å understreke at dokumentet er sensitivt og spore eventuelle kopier som forsvinner.»

Den nyeste versjonen av TLS-krypteringsprotokollen (Transport Layer Security) er raskere og styrker sikkerheten ved tilkobling av en skriver og en ruter. Canon har lagt til TLS 1.3-støtte i Canon MAXIFY GX4050 og GX3050.

«Den forrige versjonen – TLS 1.2 – er fortsatt sikker og er den mest brukte krypteringsprotokollen på tvers av nettverk», sier Zubair, «men vi innfører TLS 1.3 i enhetene våre for å sikre at de er i tråd med den forbedrede krypteringen som moderne enheter er utstyrt med.

I motsetning til mange av de praktiske funksjonene for sikker utskrift som vi har innført for MAXIFY- og PIXMA-modellene våre, kan det hende at enkelte brukere ikke engang legger merke til funksjoner som TLS 1.3-kryptering for databeskyttelse og WPA3-støtte. Disse funksjonene styrker beskyttelsen av nettverk og tilkobling mot sikkerhetsrisikoer som avlytting og forfalsking. Vi tilføyer imidlertid disse tilleggene i bakgrunnen for å sikre at utskriften er tryggere.»

I disse tider med konstant tilkobling er det viktig å sikre at sensitiv informasjon er beskyttet. Sikkerhetsfunksjonene i Canon-skrivere kan bidra til å sikre at utskriften din er så trygg som mulig, og at informasjonen på de utskrevne dokumentene dine er beskyttet.



Skrevet av Marcus Hawkins