Personvernerklæring for rekruttering til Canon

Denne erklæringen gir jobbsøkerne våre ("du" eller "dine") generell informasjon om hvordan Canon behandler personopplysninger, samt hvilke rettigheter du har i henhold til lov om databeskyttelse. I denne erklæringen henviser vi til denne typen informasjon som "Rekrutteringsdata". Les denne erklæringen nøye før du gir dine personopplysninger til Canon.

“Canon" betyr Canon Europa N.V og alle dets datterselskaper og tilknyttede selskaper, slik de eksisterer fra tid til annen. I denne erklæringen blir Canon også henvist til som "vi", "oss" eller "vår".

Innsamling av personopplysninger

Vi samler inn Rekrutteringsdata for å behandle ressurstildeling, rekrutteringsaktiviteter og for organisasjonsplanlegging. Derfor vil noen eksempler på informasjon vi samler inn, inkludere:

• Søknadsinformasjon: Denne informasjonen vil generelt fortelle oss hvem du er og bidra til å bygge et bilde av dine kvalifikasjoner og egnethet for bestemte stillinger. Denne typen informasjon kan inkludere navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen kontaktinformasjon. Denne informasjonen kan også inkludere informasjon fra søknadsbrev, CV/resymé (f.eks. profesjonelle kvalifikasjoner, tidligere jobberfaring, utdanningsnivå, kompetanser og ferdigheter, gjeldende grunnlønn, tilleggsbonuser og/eller provisjoner og personlige interesser og erfaringer), hvordan du fikk kjennskap til stillingen, informasjon om arbeid og prosjekter du har vært involvert i, og all annen informasjon du ønsker å gi oss som en del av jobbsøknaden.
• Rekrutteringsprosessinformasjon: Dette er informasjon som samles inn underveis i rekrutteringsprosessen, som resultat på tester eller prestasjon i intervjuer, og eventuell informasjon som er gitt av referansene dine.
• Informasjon om fremtidige muligheter: Dette er informasjon som er samlet inn slik at vi kan kontakte deg om fremtidige jobbmuligheter i Canon, som navn, e-postadresse, LinkedIn-profil, sted, ekspertiseområde og hva slags roller du er interessert i. Du kan fravelge denne databasen under søknadsprosessen hvis du ønsker det.
• Pålogging og passord og annen informasjon som brukes i forbindelse med autentisering av deg som kandidat.
• Informasjon på nettstedet Canon Online Recruitment System: Dette er informasjon som er relatert til din bruk av nettportalen, for eksempel IP-adressen din. Denne informasjonen kan samles inn ved hjelp av informasjonskapsler og lignende teknologi. Hvis du ønsker mer informasjon om hvordan vi bruker informasjonskapsler og lignende teknologi, kan du se vår policy for informasjonskapsler.

Canon kan også foreta bakgrunnssjekker og vurderinger fra tredjeparter og lagre informasjon fra slike under rekrutteringsprosessen ("Kontroll før ansettelse"). Personopplysninger om kriminelt rulleblad eller medisinske opplysninger innhentes kun der det er tillatt i henhold til gjeldende lovgivning.

Hvis du har til hensikt å gi oss detaljer om en referanse eller en annen tredjepart som en del av CV/resymé, er det ditt ansvar å sikre at den tredjeparten ikke har noe imot at vi mottar den informasjonen. Hvis du sender inn slike data, antar Canon at du har innhentet slik tillatelse.

Vi vil angi hvorvidt informasjonen vi ber om er obligatorisk eller valgfri. Vi vil også forklare konsekvensene dersom du velger ikke å gi informasjon som vi har angitt som obligatorisk. I enkelte tilfeller vil dette kunne medføre at vi ikke kan behandle søknaden din.

Bruk av personopplysninger

Vi bruker denne informasjonen til evaluering og valg av kandidater. Typiske eksempler på bruk er:

• behandling av søknaden din slik at vi kan vurdere din mulighet til å oppfylle stillingsbeskrivelsen, lage en liste over dem som er best egnet, og kontrollere referanser og profesjonelle kvalifikasjoner som er oppgitt.
• planlegging og gjennomføring av intervjuer og tester.
• håndtering av sikkerheten på stedet, for eksempel for å sikre at våre lokaler, aktiva, informasjon, ansatte og annet personell er sikre.
• evaluere og vurdere resultatene fra intervjuer og tester, og
• slik det ellers er nødvendig i rekrutteringsprosessen.

Vi kan også bruke Rekrutteringsdata for juridisk og forskriftsmessig overholdelse, for eksempel for å sikre overholdelse av krav til helse og sikkerhet og andre juridiske eller regnskapsmessige forpliktelser, eller i forbindelse med en rettstvist eller intern etterforskning eller revisjon, og for å sikre overholdelse av våre policyer med hensyn til å motvirke hvitvasking av penger, bestikkelser og korrupsjon, samt overvåking av like muligheter.

Når vi verifiserer Rekrutteringsdata som gis til oss under rekrutteringsprosessen som en del av «Kontroll før ansettelse», vil du på forhånd bli varslet om hvilke aspekter av dine Rekrutteringsdata som vil bli verifisert, inkludert en forklaring av hvordan «Kontroll før ansettelse» vil bli utført. Informasjon om kriminelt rulleblad eller medisinske opplysninger (dersom nødvendig) vil kun bli innsamlet gjennom offisielle autoriserte kilder og i samsvar med gjeldende lovgivning.

Vi vil kun behandle dine Rekrutteringsdata når vi har et juridisk grunnlag for å gjøre det. Generelt vil vi behandle dem for å hjelpe oss med å avgjøre om vi skal inngå en ansettelseskontrakt med deg. I andre tilfeller vil vi behandle dine Rekrutteringsdata fordi du har gitt samtykke til det, og der du på et hvilket som helst tidspunkt kan trekke tilbake dette samtykket.

Vi kan også behandle dine Rekrutteringsdata for å overholde våre juridiske forpliktelser eller fordi det er i vår legitime forretningsinteresse å gjøre det (for eksempel når det er nødvendig å forstå søkerne tilstrekkelig detaljert slik at vi kan drive en effektiv rekrutteringsprosess).

Fremlegging av personopplysninger

(a) Innenfor Canon

Vi begrenser tilgang til Rekrutteringsdata til personer innenfor selskapet som “har behov for å kjenne til” slik informasjon. For eksempel vil bestemte personer innenfor Canon ha tilgang til dine Rekrutteringsdata for å kunne behandle søknaden og administrere rekrutteringsprosessen (dette kan inkludere enkeltpersoner i personalavdelingen og enkeltpersoner som du ville rapportere til hvis du blir ansatt).

(b) Utenfor Canon

Canon arbeider med tredjeparter som leverer tjenester til oss. Vi kan for eksempel dele dine Rekrutteringsdata med slike tjenesteleverandører for å drive rekrutteringsplattformen på nettet og til å gjennomføre kontroll og verifisering av søknaden din og informasjonen du har gitt oss. Dette inkluderer kontroll av akademiske og profesjonelle kvalifikasjoner. Generelt vil vi kun fremlegge dine Rekrutteringsdata til våre leverandører og andre tredjeparter i følgende tilfeller:

• Når lovgivning pålegger oss å gjøre det
• Som svar på en legitim forespørsel om assistanse fra politimyndighet eller annen lovgivende myndighet (inkludert politimyndigheter i landene der Canon eller dets underentreprenører og agenter driver, samt i landene som dine personopplysninger har blitt overført gjennom i henhold til denne meddelelsen), og/eller
• For å be om juridisk råd fra våre eksterne advokater eller i forbindelse med en rettstvist med en tredjepart.

Canon vil iverksette passende tekniske, organisatoriske og juridiske tiltak for å sikre personopplysningene dine.

Lagre dine personopplysninger

Canon er en global organisasjon som har datterselskaper, forretningsprosesser, ledelsesstrukturer og tekniske systemer på tvers av landegrensene. Derfor kan Canon bruke ressurser og servere som er plassert i ulike land i EMEA-regionen. I så henseende kan personopplysningene dine bli overført og behandlet utenfor landet der du bruker et Canon-nettsted eller på annen måte gir Canon dine personopplysninger. Dette inkluderer land utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS) som ikke har lover som gir spesifikk beskyttelse av personopplysninger.

Når vi overfører dine Rekrutteringsdata utenfor EØS eller Storbritannia, vil vi iverksette lovpålagte tiltak for å sørge for at det er adekvate sikkerhetstiltak på plass for å beskytte dine Rekrutteringsdata og for å sikre at de behandles på en sikker måte og i samsvar med denne erklæringen. Hvis du holder til i EØS eller Storbritannia, kan du kontakte oss for å få en kopi av tiltakene vi har iverksatt for å beskytte dine Rekrutteringsdata og personvernrettigheter i disse tilfellene.

Oppbevaring av dine personopplysninger

Vi oppbevarer dine Rekrutteringsdata i samsvar med våre interne oppbevaringspolicyer og -prosedyrer. Canon vil oppbevare dine personopplysninger i 12 måneder fra datoen for innsending eller den siste oppdateringen av informasjon på din brukerkonto. Hvis du imidlertid bestemmer deg for at du ikke ønsker å bli vurdert for flere roller, kan du velge dette alternativet under søknadsprosessen slik at vi i stedet sletter personopplysningene dine når søknadsprosessen er avsluttet. Etter 12 måneder fra innsending eller siste oppdatering av profilen din blir personopplysningene anonymisert og ikke lenger tilgjengelig for tilgang eller sporing. Før anonymiseringsprosessen kan Canon sende deg en påminnelse slik at du kan velge å beholde dataene dine i vår talentpool. Hvis du ønsker å beholde personopplysningene dine i talentpoolen vår etter perioden som er angitt ovenfor, kan du ganske enkelt svare på påminnelsen som ble sendt. Da vil Canon beholde opplysningene dine i ytterligere 12 måneder.

Hvis du lykkes i Canons rekrutteringsprosess og blir ansatt, kan personopplysningene dine bli en del av dine ansattopplysninger, bli brukt til andre ansatt-/arbeidsrelaterte formål og kan bli oppbevart i Canons talentpool for mulige fremtidige roller. Dine personopplysninger kan også underlegges ytterligere personvernvilkår relatert til ansatte hos Canon.

Dine rettigheter

Som en enkeltperson som Canon behandler personopplysninger om, kan du ha rett til å be om tilgang til, korrigering eller sletting av Rekrutteringsdataene vi lagrer om deg. Du kan også ha rett til å protestere mot eller begrense visse typer behandling av dine Rekrutteringsdata og be om en maskinlesbar kopi av Rekrutteringsdataene du har gitt oss.

Hvis du oppdager en feil i søknaden din som du vil rette opp, må du oppdatere dette i det nettbaserte systemet vårt eller bruke kontaktinformasjonen nedenfor.

Du kan utøve rettighetene dine ved å kontakte oss ved å bruke kontaktdetaljene i avsnittet nedenfor. Alle forespørsler om å utøve en av disse rettighetene vil bli vurdert av oss fra sak til sak. Det kan være situasjoner der vi ikke er juridisk forpliktet til å imøtekomme forespørselen på grunn av relevante juridiske unntak i gjeldende lov om databeskyttelse.

Hvis du er bekymret for måten vi har håndtert dine Rekrutteringsdata på, ber vi om at du i første omgang kontakter oss. Hvis du fremdeles er misfornøyd, har du rett til å klage til ditt datatilsyn.

Vi kan når som helst slette personopplysningene dine (inkludert din CV) uten noe forhåndsvarsel. Derfor bør du beholde din egen kopi av personopplysningene du har gitt oss.

Kontakt oss

Canon er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger i samsvar med relevante lover for databeskyttelse og personvern. I saker som gjelder denne erklæringen, kan du kontakte Canons databeskyttelsesleder på DataProtectionOfficer@canon-europe.com. Du kan også kontakte Canon Europe Ltd. på følgende adresse:

Canon Europe Ltd,
4 Roundwood Avenue, Stockley Park,
Uxbridge,
Middlesex
United Kingdom
United Kingdom UB11 1AF.

Oppdateringer til denne erklæringen

Vi kan endre denne erklæringen fra tid til annen for å gjenspeile endringer i lovgivning, forskriftsveiledning eller vår personvernpraksis i samsvar med loven. Når dette skjer, og der det er lovpålagt, vil vi gi deg en ny eller en oppdatert erklæring som forklarer hvordan bruken av dine Rekrutteringsdata endres, inkludert hva du må gjøre, hvis aktuelt.

Denne erklæringen ble sist oppdatert 26. april 2018